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Geschäftsbriefe richtig gestalten – Das ist die DIN 5008

Auch in Zeiten von E-Mails und Videokonferenzen ist der postalisch versandte Geschäftsbrief im geschäftlichen Leben immer noch von großer Bedeutung. Er stellt eine der wichtigsten Kommunikationsformen zwischen Unternehmen und ihren Geschäftspartner:innen und Dienstleistungsbetrieben dar.

Dabei muss geschäftliche Korrespondenz per Brief nicht nur in Bezug auf die rechtlichen Voraussetzungen einige Vorgaben erfüllen, sondern auch was den formalen Aufbau betrifft. Diese Regeln sind in der DIN 5008 zusammengefasst und werden ständig erweitert und auf die Anforderungen geschäftlicher Korrespondenz angepasst. Diese Norm versucht den Aufbau und die Gestaltung von Briefvorlagen und deren Nutzung in den »Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung« zu regeln. Die Vorgaben dieser Norm garantieren eine einwandfreie und problemlose Verarbeitung Ihrer Geschäftsbriefe in der postalischen Verarbeitung. Darüber hinaus bietet sie Standards für die einheitliche und professionelle Gestaltung Ihrer geschäftlichen Korrespondenz.

Warum sollte der Aufbau eines Geschäftsbriefes den formalen Vorgaben der DIN 5008 folgen?

Ein Geschäftsbrief ist wie eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Er ist Teil des Corporate Designs Ihrer Firma und repräsentiert sie nach außen. Dabei spielt ein professionelles, seriöses und geordnetes Auftreten Ihren Kundinnen und Kunden und Geschäftspartner:innen gegenüber in geschäftlicher Korrespondenz eine wichtige Rolle. Die DIN EN ISO 5008 bietet hier ein formales Gerüst, das Ihnen erleichtert, eine einheitliche und überzeugende Gestaltung Ihrer geschäftlichen Briefe umzusetzen. Der formal korrekte Aufbau eines Geschäftsbriefes lohnt sich also. Hier ist wichtig, dass alle notwendigen Angaben am richtigen Platz stehen. Dafür stehen Ihnen zwei unterschiedliche Briefvorlagen zur Auswahl.

Je nach Größe Ihres Unternehmenslogos können Sie sich für Typ A und Typ B (mit einer Briefkopfhöhe von 45 mm Höhe) entscheiden. Im geschäftlichen Umfeld hat sich der Typ B etabliert.

Beide Brieftypen sind für den Versand mit DIN-lang-Briefumschlägen mit Adressfenster auf der linken Seite optimiert. Damit Ihr Brief sicher beim Adressaten ankommt, muss beispielsweise das Adressfeld mit festgelegten Abständen zum Seitenrand platziert werden. So können wir als Briefdienstleiter Ihre Briefe in unserem Sortierzentrum schnell und effektiv weiterverarbeiten, bevor sie in die Zustellung gehen.

Welchen Gestaltungsrahmen lassen die Vorgaben der DIN 5008 für Geschäftsbriefe?

Die DIN 5008 sieht zwei also Varianten eines Geschäftsbriefes vor, die sich im Bezug auf die Abstände zum oberen Seitenrand unterscheiden: Typ A und Typ B. Diese beiden Varianten geben Ihnen die Möglichkeit, Ihrem Firmenlogo mehr oder weniger Platz im Briefkopf einzuräumen.

  • Typ A: Der Briefkopf ist 27 mm hoch. Die 1. Falzmarke hat einen Abstand von 87 mm vom oberen Blattrand.
  • Bei Typ B hat der Briefkopf eine Hohe von 45 mm. Damit ändert sich auch der Abstand der 1. Falzmarke. Sie liegt hier bei 105 mm.
  • Brieftyp B hat sich in geschäftlicher Korrespondenz durchgesetzt. Vor allem große Unternehmen nutzen ihn. Dennoch lohnt es sich, darüber nachzudenken, welcher Brieftyp für Sie der richtige ist. Bei einem sehr flachen Unternehmenslogo bietet sich Typ A an, und wirkt dennoch aufgeräumt und seriös.
  • Beide Formen können für Briefumschläge mit Fenster (links) im DIN lang-Format verwendet werden.

Der restliche Aufbau der beiden Brieftypen ist identisch. Unter den postalisch notwendigen Angaben zu Adressat:in und dem Infoblock auf der rechten Seite folgt der Betreff des Schreibens und der eigentliche Brieftext mit abschließender Unterschrift des Absendenden. Darunter können Sie ggf. auf Anlagen zu Ihrem Geschäftsbrief verweisen.

Im Fuß des Briefes folgen die dann Geschäftsangaben Ihres Unternehmens: Firmenbezeichnung und Unternehmensform, Geschäftsführende, Gerichtsstand, Handelsregister-Nummer und die Umsatzsteuer-Nummer. Gegebenenfalls können Sie hier auch die Bankdaten (BIC, IBAN) angeben.

Sollten noch andere wichtige Informationen (wie die URL und Social Media-Kanäle) zu Ihrem Unternehmen aufgenommen werden, können sie ebenfalls hier untergebracht werden. Sie sollten aber darauf achten, dass Sie diese Angaben nicht schon im Infoblock angegeben haben.

Beide Varianten bieten wir Ihnen hier als Vorlage (Microsoft Word-Dokument und als PDF). Auf Basis dieser Briefvorlagen können Sie dann leicht Ihren Geschäftsbrief mit Ihren Angaben aufbereiten.

Bitte beachten Sie auch, dass dies nur ein Teil der Regelungen sind, die von der DIN 5008 behandelt werden.

Hier können Sie Geschäftsbrief-Vorlagen nach DIN 5008 kostenlos anfordern

Leadmagnet DIN 5008

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