← Zum Blog

Brief vs. E-Mail – Sind Briefe überholt?

Die Zahlen versendeter Briefe nehmen immer weiter ab. Man könnte argumentieren, dass das Briefeschreiben überholt ist. Immer mehr Menschen greifen im privaten wie auch im geschäftlichen Bereich auf andere Methoden zurück, wie vor allem E-Mails. Diese sind schnell, kostenlos und unkompliziert – also der klare Sieger, oder?

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit den Vor- und Nachteilen der beiden Kommunikationsformen.

Die Geschichte des Briefes reicht sehr weit zurück. Bereits die Babylonier übermittelten ihre Nachrichten per Schrift – damals noch auf einen Stein geritzt. Seitdem hat sich natürlich viel verändert. Die Menschen lernten lesen und schreiben, was den Brief der allgemeinen Bevölkerung zugänglich machte. Die Zustellung von Briefen wurde immer schneller und zuverlässiger. Heutzutage muss man nicht mehr lange auf eine Brief warten. Vor 50 Jahren wurde dann die erste E-Mail versendet. Damals brauchte sie noch mehrere Stunden, um an ihrem Ziel anzukommen. Mittlerweile dauert es nur noch wenige Sekunden, bis man die Mitteilung im Postfach vorfindet.

Warum sollte man also noch Briefe verschicken, wenn die E-Mail so viel schneller ist?

Der Brief und die Sicherheit

Bei einem verschlossenen Brief kann man davon ausgehen, dass ihn niemand gelesen hat. Ein konkret adressierter Brief darf bekanntermaßen nur von der angeschriebenen Person geöffnet werden. Bei sensiblen Inhalten wie z.B. geschäftlichen Details oder Verträgen kann der:die Empfänger:in sich also sicher sein, dass keine dritte Person an die Daten gekommen ist oder den Inhalt des Briefes kennt.

Sicherer: Der Brief im adressierten Briefkasten

Diese Sicherheit gilt natürlich auch für das versendende Unternehmen.
Bei E-Mais kann die Sicherheit je nach Anbieter stark variieren und es kam in der Vergangenheit mehrfach zu Fällen, in denen massenweise E-Mail-Adressen und Passwörter entwendet und im Internet veröffentlicht wurden1. Wer also ausschließen möchte, dass Dritte an die im Schreiben mitgeteilten Informationen herankommen, sollte besser einen Brief versenden.

Zeit und Aufwand sparen mit der E-Mail

Die E-Mail ist unschlagbar, wenn es um Schnelligkeit geht. Ein Brief braucht innerhalb Deutschlands mindestens einen Tag bis er an seinem Ziel ankommt, ins Ausland natürlich dementsprechend länger. Eine Antwort darauf braucht ebenfalls mindestens einen Tag. Das verzögert die Kommunikation deutlich im Vergleich zur sekundenschnellen E-Mail. Auch der Aufwand, einen Brief zu verschicken, ist deutlich höher. Er muss ausgedruckt, in den Umschlag gesteckt und zum Versand weggebracht werden. Mit postcon.nrw lässt sich zwar viel Zeit und Aufwand durch die praktischen Abholservices sparen, doch schneller als die E-Mail wird der Brief nie sein.

E-Mails sind günstiger

Ein Brief ist natürlich kostspieliger für die Unternehmen als eine E-Mail. Ein Standardbrief bei der Deutschen Post kostet 0,80 € (Stand August 2021), während eine E-Mail quasi umsonst ist. Sparen lässt sich auf Unternehmensseite mit postcon.nrw, wo nur 0,60 € für einen Standardbrief berechnet werden. Dennoch ist die E-Mail in jedem Fall die günstigere Wahl.

Der Brief und die E-Mail vor Gericht

Der Brief erweist sich als besseres Beweismittel.

Ab wann kann man einen Brief oder eine E-Mail als Beweismittel verwenden, wenn z.B. ein Vertrag nicht beendet wurde, obwohl eine Kündigung verschickt worden ist?

Hier hat der Brief gegenüber der E-Mail die Nase vorne.

Zwar kann man einen einfach verschickten Brief nur selten als Beweismittel verwenden, da nachgewiesen werden muss, dass der Brief den:die Empfänger:in auch erreicht hat, jedoch ist dies natürlich durch ein Einwurfeinschreiben gegeben. Hier bestätigt der:die Zusteller:in, dass der Brief sein Ziel erreicht hat. Dann kann der Brief als Beweis angeführt werden. Bei E-Mails besteht die Möglichkeit, ein Sendeprotokoll vorzulegen. Jedoch liegt es dann an dem:der Richter:in, ob dieses akzeptiert wird. Wer also auf der sicheren Seite sein will, verschickt lieber einen Brief per Einwurfeinschreiben.

Briefe im Marketing

Für viele Unternehmen ist die Akquise von Neukund:innen ein wichtiger Teil im Arbeitsalltag. Hier wirkt ein zur Akquise verschickte Brief deutlich wertvoller und persönlicher als eine E-Mail. Das führt dazu, dass die Empfänger:innen dem Schreiben mehr vertrauen, den Brief häufiger öffnen, lesen und auf den gegebenen Call To Action reagieren. Höhere Reaktionsraten – oder auch Conversion Rates genannt –  im Vergleich zu E-Mails sind die Folge. Ein Brief lässt sich auch besser zur Seite legen und später lesen als eine E-Mail. Diese geht oft in der Menge unter und ist nicht so präsent. Der Brief kann also in der Akquise durchaus punkten.

Sind E-Mails umweltfreundlicher als Briefe?

Oft liest man, dass die E-Mail gegenüber dem Brief deutlich umweltschonender ist. Immerhin muss nichts ausgedruckt und transportiert werden. Der Versand erfolgt mit einem Klick. Zumeist wird dabei allerdings vergessen, dass statt Briefpapier Energie verwendet werden muss. Der weltweite Energiebedarf für elektronische Post ist tatsächlich höher als der von ganz Österreich oder der Schweiz. Warum das so ist? Server müssen gekühlt und betrieben werden, um zu funktionieren. Der Strom dafür wird nicht immer nachhaltig produziert und schlägt somit auf die CO2-Bilanz der E-Mail. Hinzufügend braucht man für das Öffnen der E-Mail ein Endgerät, das ebenfalls produziert werden muss und Strom verwendet. Insgesamt verbraucht jede einzelne E-Mail so etwa 10 Gramm CO22.

Wie zuvor erwähnt, muss ein Brief ausgedruckt und transportiert werden. Der Großteil des verbrauchten CO2s lässt sich hierbei auf den Transport zurückführen. Zwar fahren unsere Zusteller:innen bereits klimaneutral mit dem Fahrrad, doch der Brief hat bis dahin schon eine lange Reise hinter sich gebracht. So kommt ein Brief auf etwa 20 Gramm CO2.

An den CO2 Zahlen gemessen ist die E-Mail die klimafreundlichere Variante entgegen des Briefes. Jedoch werden E-Mails viel häufiger und leichtsinniger versendet als ein Brief. Man sollte also darauf achten, auch in der E-Mail möglichst alle wichtigen Informationen zusammenzufassen und so häufiges nachfragen zu vermeiden. Auch große Anhänge und Bilder sind Energiefresser, die vermieden werden können.

Das Fazit – wo Briefe weiterhin wichtig bleiben

Brief und E-Mail haben unterschiedliche Stärken und Schwächen. So kann keine E-Mail die Persönlichkeit und Sicherheit eines Briefes schlagen, während sie aber durch Schnelligkeit und weniger Aufwand punkten kann. Es ist also von der Situation und der Intention abhängig, ob eine E-Mail oder ein Brief mehr Sinn macht. Möchte man eine möglichst schnelle Antwort, ist die E-Mail die sichere Wahl. Möchte man Verträge, Rechnungen oder Kündigungen verschicken, sollte definitiv zum Brief gegriffen werden.

Verweise:
1: vgl. WZ – Neuer Datenskandal (abgerufen am 11.08.2021)
2: Der Nachhaltige Warenkorb – Klimabilanz: E-Mail vs. Brief (abgerufen am 11.08.2021)

← zurück zum Blog
Top